ビジネス英語での電話対応を把握しよう

ビジネス英語での挨拶を把握しよう

日常英会話がある程度できる人であったとしても、ビジネス英語での電話対応は難しいと感じるのではないでしょうか。

 

それに、実際に相手と顔を合わせて話すのではなく、電話対応は声だけとなりますから、余計に難しいのです。

 

さて、電話の出だしの部分はそれほど難しくはなく、「Hello. This is ○○○ company.(もしもし、○○○会社です。)」「May I ask who is calling ?(どちら様でしょうか?)」と受け答えます。

 

このようなビジネス英語での電話対応の時、流暢に話そうとする方がいらっしゃいますが、これは危険です。

 

流暢に話しているつもりはなくとも、電話での出だしの部分は慣れてしまい、そこだけ早口で喋ってしまうと、相手は英語が話せる人だと勘違いをして、ナチュラルスピードを遥かに上回るようなスピードで話してくる危険性があります。

 

それなりに英語力に自信がある方であれば全く問題はありませんが、あまり英語に自信がないのであれば、ゆっくりとはっきり話すようにしてください。

 

そうすれば、相手はこちらに合わせて話すスピードを調節してくれるはずです。

 

電話対応ではこちらの顔が相手に見えていないので、美しい発音を意識して話すと、相手が勘違いをしてしまいます。

 

もし、それでも相手の話すスピードが速いという場合は、「Could you speak more slowly?(もう少しゆっくりと話してもらえますか?)」と伝えるのが効果的です。

 

そして、相手の名前や会社名を確認し、どのような要件で掛けてきたのか把握するために、「May I have your name of your company, please ?(御社名を頂けますか?)」「Who would you like to speak to?(誰にお掛けですか?)」と対応していきます。

 

もし、担当者が不在の場合は、「I'm sorry, he is not available at the moment.(申し訳ありませんが、只今席をはずしております。)」「I'm afraid, she is at a meeting right now.(申し訳ありませんが、只今会議中です。)」と答えるのがベストです。

 

自分で対応ができないような電話であれば、「I'll get someone who speaks English.」と言って、英語が話せる人に代わってもらいましょう。

 

ビジネス英語での電話対応は難しく、パニックに陥ってしまう方がいらっしゃいますが、何よりも落ち着いて話すことが大切です。

 

バーチャル英会話教室では、電話対応について学べるトピックがあるので、是非一度レッスンを受けてみてください。